TRANSAXIO · ERP
TRANSAXIO CENTRE EST, RCS VESOUL 820923035, siège : à compléter dans Mon agence. Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits : transaxiocentreest@transaxio.fr.
Recueillir le mandat, décrire l'affaire, valoriser le fonds ou les titres, présenter l'affaire aux candidats et conduire la négociation jusqu'à l'acte.
Base : Règlement (UE) 2016/679, art. 6, § 1, b) — exécution du contrat conclu avec le mandant.
Durée de conservation : 60 mois après la clôture du dossier
Destinataires : Personnel habilité du cabinet ; Agents commerciaux habilités ; Rédacteur de l'acte désigné par les parties
Inscrire chaque mandat par numéro d'ordre, sans blanc ni rature, et conserver l'écrit signé qui le justifie.
Base : Règlement (UE) 2016/679, art. 6, § 1, c) ; loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, art. 6 ; décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, art. 72.
Durée de conservation : Dix ans à compter de l'inscription
Destinataires : Personnel habilité du cabinet ; Toute autorité procédant à réquisition (décret n° 72-678, art. 72)
Enregistrer les critères de recherche et la capacité de financement des candidats, les rapprocher des affaires en portefeuille, et suivre les échanges.
Base : Règlement (UE) 2016/679, art. 6, § 1, b) pour les candidats engagés dans une recherche, et art. 6, § 1, f) — intérêt légitime du cabinet à proposer des affaires correspondant aux critères exprimés.
Durée de conservation : Cinq ans à compter du dernier contact, sauf dossier abouti
Destinataires : Personnel habilité du cabinet ; Agents commerciaux habilités
Vérifier l'identité du signataire, recueillir son consentement, sceller l'acte et conserver le dossier de preuve.
Base : Règlement (UE) 2016/679, art. 6, § 1, c) et f) ; règlement (UE) n° 910/2014 du 23 juillet 2014, art. 26 ; C. civ., art. 1367, al. 2 — la fiabilité du procédé doit pouvoir être démontrée.
Durée de conservation : Dix ans, avec l'écrit dont elle établit la preuve
Destinataires : Personnel habilité du cabinet ; Prestataire de signature électronique ; Autorité d'horodatage
Identifier et vérifier l'identité des parties et des bénéficiaires effectifs, classer le risque, conserver les diligences, et déclarer le soupçon le cas échéant.
Base : Règlement (UE) 2016/679, art. 6, § 1, c) ; C. mon. fin., art. L. 561-2, L. 561-5, L. 561-5-1, L. 561-12 et L. 561-15.
Durée de conservation : Cinq ans à compter de la fin de la relation d'affaires ou de l'exécution de l'opération
Destinataires : Personnel habilité et déclarant désigné ; Tracfin, pour les seules déclarations de soupçon ; Autorités de contrôle dans l'exercice de leur mission
Transmettre les liens de signature, les notices d'information, les codes de vérification et les échanges relatifs au dossier.
Base : Règlement (UE) 2016/679, art. 6, § 1, b) et c) — exécution du mandat et obligations d'information.
Durée de conservation : Deux ans à compter de l'envoi, sauf lorsque le message fait partie du dossier de preuve
Destinataires : Personnel habilité du cabinet ; Prestataire d'envoi de courriels ; Opérateur d'envoi de messages courts
Créer et retirer les comptes, attribuer les habilitations, et conserver la trace des connexions et des opérations sensibles.
Base : Règlement (UE) 2016/679, art. 6, § 1, c) et f), en lien avec l'obligation de sécurité de l'article 32.
Durée de conservation : Douze mois pour les journaux de connexion et les adresses réseau ; la durée du compte pour les habilitations
Destinataires : Direction du cabinet ; Administrateur de l'application
Permettre à un assistant conversationnel, sur demande expresse d'un utilisateur habilité, de lire les dossiers de l'agence pour aider à l'analyse et à la rédaction.
Base : Règlement (UE) 2016/679, art. 6, § 1, f) — intérêt légitime du cabinet à s'assister d'un outil d'analyse, mis en balance avec les droits des personnes : l'accès est en lecture seule, nominatif, révocable, et tracé.
Durée de conservation : Le temps de la conversation, côté fournisseur ; la trace d'usage du jeton est conservée un an
Destinataires : Utilisateur habilité porteur du jeton ; Fournisseur du service d'assistance conversationnelle
Aider le négociateur à lire un dossier, à repérer ce qui manque ou ce qui se contredit, et à préparer des écrits — sans qu'aucune décision soit prise par le traitement.
Base : Règlement (UE) 2016/679, art. 6, § 1, f) — intérêt légitime du cabinet à s'assister d'un outil d'analyse pour exécuter son mandat et son devoir de conseil, mis en balance avec les droits des personnes : seuls des extraits nécessaires sont transmis, aucune décision n'est automatisée (art. 22, § 1), et la dépense comme les appels sont plafonnés et tracés.
Durée de conservation : Le temps de l'appel chez le fournisseur ; le constat produit suit le dossier et sa durée de conservation ; le journal des appels, qui ne contient ni requête ni réponse, est conservé trois ans
Destinataires : Personnel habilité du cabinet ; Anthropic — analyse documentaire et rédaction ; Mistral AI — tâches courtes et vectorisation
Recevoir les courriels adressés aux adresses de l'ERP (négociateurs, contact de l'agence, dépôt), les rattacher aux fiches et aux affaires, et conserver leurs pièces jointes comme pièces du dossier.
Base : Règlement (UE) 2016/679, art. 6, § 1, b) pour les échanges liés à un mandat ou à une recherche, et f) — intérêt légitime du cabinet à conserver la correspondance de ses affaires.
Durée de conservation : Celle de la fiche ou de l'affaire à laquelle le message est rattaché ; un message classé indésirable est effacé trente jours après sa réception ; un message jamais rattaché, deux ans après sa réception
Destinataires : Titulaire de la boîte ; Direction et assistantes pour la boîte de contact ; Prestataire d'envoi et de réception de courriels
Proposer par courriel aux candidats acquéreurs des affaires correspondant à leurs critères, relues par le négociateur avant envoi, et les relancer.
Base : Règlement (UE) 2016/679, art. 6, § 1, a) — accord recueilli sur la fiche (case d'accord aux sélections) ; CPCE, art. L. 34-5 pour la prospection par courriel.
Durée de conservation : Jusqu'au retrait de l'accord ou à la fin de la conservation de la fiche acquéreur ; la preuve de l'accord est conservée avec la fiche
Destinataires : Négociateur qui suit l'acquéreur ; Direction ; Prestataire d'envoi de courriels
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